Qualquer que seja a ocasião, não há quem não se sinta melhor quando bem acolhido. Recepcionar bem as pessoas que chegam até você faz toda a diferença!
Em eventos, é muito importante haver uma organização e um preparo da equipe de suporte para que participantes e convidados se sintam bem recebidos e que sejam fornecidas todas as orientações necessárias para que cada um que se aproxime comece a se sentir integrado ao grupo.  Materiais explicativos e tudo o que forneça dados sobre o evento e o local colaboram para que o participante se situe e tenha autonomia de ir e vir dentro do espaço, com certa tranquilidade. A acolhida começa pelo próprio convite... A maneira como foi dirigido este convite, seu texto e aparência demonstram a organização e a preocupação dos anfitriões e organizadores com todos os convidados. É importante pensar na clareza de dados, nas facilidades para se chegar ao local, em um horário conveniente e na estrutura do ambiente para receber, com bons resultados. Esses itens fazem parte do planejamento de bem acolher. Faz parte da acolhida também o espaço físico estar adaptado para que todos possam usufruir das dependências locais com segurança, higiene e conforto.  Pessoas designadas à recepção devem ser muito bem orientadas quanto ao modo de se vestir e se comportar. Gentileza, atenção, paciência, educação, boa vontade, disponibilidade, tom de voz simpático e natural, somados à desenvoltura para se comunicar com os presentes, são requisitos fundamentais. É interessante que essa equipe esteja apta a responder dúvidas comuns e frequentes, tanto a respeito de locomoção interna como sobre horários de atividades, facilidades para uso de equipamentos de uso pessoal, senhas para uso de internet, e atenta a qualquer outro imprevisto ou necessidade. Quanto à apresentação pessoal dos membros da recepção, a discrição é uma boa alternativa, salvo situações que requerem outro estilo. Além do traje adequado, cabelos, pele e unhas devem estar em ordem e, no caso das mulheres, maquiagem bem feita, sem grandes extravagâncias nos acessórios.  Na verdade, é um conjunto de fatores que compõem uma boa acolhida. Quem recebe deve ser observador e empático, para poder entender tanto um perfil mais tímido e indeciso como um mais extrovertido e assertivo. Por fim, cabe lembrar que um olhar e um sorriso de boas-vindas são fundamentais e costumam dar um tom agradável à acolhida. |
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